En ces temps de pandémie de la COVID-19, tout le monde doit se réorganiser. Les entreprises qui le peuvent se tournent vers des solutions pour maintenir leurs activités. Le télétravail est fortement encouragé pour stopper la propagation du virus. En effet, si le télétravail est une excellente solution pour diminuer le risque de propagation du virus, tout le monde n’est pas nécessairement bien outillé pour travailler à distance.

Cet article est dédié à la présentation d’outils pour vous aider dans le télétravail.

Le télétravail, désigne "toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci."

Cette définition limite le télétravail contractualisé aux seuls salariés. Et, le télétravail a un caractère volontaire de la part du salarié : c’est seulement à sa demande qu’il peut être mis en place et on ne peut le lui imposer. Enfin l’usage des nouvelles technologies est essentiel : il faut pouvoir communiquer son travail par email, maîtriser les logiciels et être déjà à l’aise avec cette méthode de travail.

 On peut classer les outils de télétravail en 3 catégories :

• Messagerie en ligne et partage de documents,
• Gestion de tâches quotidiennes,
• Gestion de projet et travail collaboratif.

Messageries en ligne et partage de documents

En télétravail, la communication par courriel est très importante. Cependant si vous avez besoin de rester en contact avec le reste de vos collaborateurs de façon plus continue et si vous voulez réduire le volume de courriels envoyés dans une journée, voici quelques outils qui vous aiderons :

• Skype : l’application de messagerie et de téléphonie.
• Slack : une plateforme de messagerie instantanée qui permet de faciliter le travail en équipe. Elle permet aux membres de l’équipe de s’échanger des fichiers et des informations sur des chaînes publiques ou privées.
• WeTransfer : pour envoyer des documents, des images ou des vidéos jusqu’à 2 Go.
• Dropbox : pour stocker et partager des fichiers via le cloud.
• Microsoft OneDrive, etc.

Gestion de tâches quotidiennes

• Trello : outil de gestion de tâches le plus simple et le plus répandu pour les professionnels du web. Avec Trello, vous organisez vos projets sous forme de tableaux, composés de listes en colonnes, qui répertorient des tâches sous formes de cartes.
• TickTick : application très performante et multifonction. Elle vous permet de créer, organiser et partager vos tâches. Vous pouvez l’utiliser autant dans votre vie personnelle que professionnelle.
• Asana : vise à optimiser la communication et la collaboration entre professionnels. Avec Asana, vous pouvez créer des projets et des tâches à assigner aux différents membres de votre équipe.

Gestion de projet et travail collaboratif

• Basecamp : outil simple et efficace pour la gestion de projets. Il vous permet de centraliser des discussions, des documents, et ainsi faciliter la communication entre les différents intervenants.
• Jira : outil de gestion de projet pour le développement logiciel et il vous sera utile en particulier si vous travaillez avec la méthode agile.
• Confluence : un autre outil très complet pour le travail collaboratif. Il permet de créer des fichiers et de les conserver au sein d’une seule et même plateforme (notes de réunion, fiches produit, plans marketing, politiques RH, etc.).

Les deux géants du web, Google et Microsoft, proposent certaines de leurs solutions payantes à utiliser gratuitement pour privilégier le télétravail durant la crise du coronavirus.

Microsoft propose une offre d’essai gratuite valable 6 mois pour la version premium de son outil Teams. Vous aurez accès à toutes les fonctionnalités avancées de communication et de collaboration : conversations illimitées, appels vidéo, partage de fichiers, stockage, etc.

Les fonctionnalités de meeting et de communication vidéo de la solution G Suite Advanced de Google sont elles aussi disponibles gratuitement en raison de l’épidémie.